"Sorry dat ik te laat ben!"
"Is er al koffie?"
"Wanneer beginnen we?"
“Wat staat er eigenlijk op de agenda voor vandaag?”
“Is er iemand verslag aan het nemen?”
We noteren 8 februari 2021. Onze slechtste vergadering ooit. Koren op de molen van alle criticasters van samensturing. “Zie je wel! Allemaal fancy ideeën op papier, maar in de praktijk werken ze niet.”
Dat het prettig was die dag? Zeker! Elkaar in tijden van corona in levende lijve kunnen treffen, was een geschenk dat we allen al te gretig in ontvangst namen. Onder het motto 'verbinding is belangrijk' kieperden we ineens alle structuur en focus overboord om er vervolgens als een bende ongeregeld lekker op los te freewheelen. Sfeer en gezelligheid? Tien! Efficiëntie? Nul!
Uiteraard kan dit veel beter. Gelukkig trekt iemand aan de alarmbel. “Kunnen we het alsjeblieft eens hebben over de manier waarop we willen vergaderen?” Er volgt een inspirerende uitwisseling. De uitkomst ervan maken we hier concreet en deelbaar. Soulful vergaderen doen wij van nu af aan altijd zo:
1. Doe alles anders
Verander regelmatig van locatie, inrichting, voorzitter, volgorde van de agendapunten, … Verandering brengt dynamiek en beweging in ons denken en handelen! Blijven teren op altijd maar dezelfde format en setting werkt remmend. Mensen zitten op hun vaste plekje. Steeds dezelfde haantjes komen aan het woord. Die speculaaskoekjes smaken al lang niet meer interessant, maar uit verveling eten we ze toch. Al snel wordt de sfeer zo zuur als de melk die er nog stond van vorige week. Als alles altijd hetzelfde blijft, zal ook het resultaat hetzelfde zijn. Het wordt saai en weinig innoverend. Een energiek en wendbaar team daarentegen herken je aan hun pittig gevarieerde manier van vergaderen.
2. Kom voorbereid
Een vergadering binnensloffen zonder te weten wat er op de agenda staat, is vanaf nu een absolute no-go. Met een cake bakken om het goed te maken, kom je er niet! Alle collega's denken op voorhand na over wat ze op de agenda willen plaatsen en hoe ze dit thema zullen brengen. Kernachtigheid en daadkracht zijn hier onze codewoorden.
Voor de voorzitter geldt al het bovenstaande, maal twee! De locatie, de opbouw van de agenda, de timing liggen in zijn/haar handen. Hij/zij heeft het mandaat om de prioriteiten van de vergadering te bepalen. Tijdige en zorgvuldige communicatie over opzet en verwachtingen is cruciaal.
3. Work hard. Play hard(er)
Vergader niet langer dan nodig. Maar als je vergadert, vergader dan met volle focus. Zorg op tijd voor een streepje decompressie. 50 minuten vergaderen, 10 minuten fun. Niets is zo stimulerend voor onze creativiteit als nu en dan een spelletje. Bureautennis, molentje pingpong en tussen-twee-vuren met een zitbal staan in ons lijstje favorieten, al hebben we ook geen schrik van een spontane zangstonde, een mini qigong-sessie of samen de Jerusalema dansen. Wie aan onze basisopleiding deelneemt, krijgt standaard een exclusief Ligand-speelballetje mee. Zelfs mocht dit het enige zijn dat nadien ingang vindt in de organisatie - wat onmogelijk lijkt, is voor ons de opleiding toch geslaagd.
4. Beperk je spreektijd
Niets zo vervelend als onbegrensde monologen en lang uitgesponnen anekdotes. There is one in every family. Ooit al van het kapittel-gesprek gehoord? Het is een gesprek waarbij je telkens evenveel stilte laat als er door de spreker gesproken werd. Dan pas kan de volgende het woord nemen. Wellicht gaat dit een stap te ver, maar het is wel een uitnodiging aan iedereen om de eigen spreektijd te beperken tot de essentie. Eens proberen misschien?
5. Luister en je zal gehoord worden
Echt luisteren is luisteren om te begrijpen, niet om gelijk te krijgen. Ons ego vindt dit moeilijk. Maar het is zo’n zonde als er nadien een gevoel blijft hangen van “Dju, ik had beter moeten luisteren!" Daarom stellen wij nu voor elke vergadering een luisteraar aan. Ja, een voorzitter is onontbeerlijk. En de rol van verslagnemer ook. Zelfs een timekeeper blijft mogelijk een goed idee. De luisteraar zorgt ervoor dat elke stem, ook de tegenstem, effectief gehoord wordt.
6. Vergader je fit
Een goede vergadering moet een soort fitheidswandeling zijn waarbij er aandacht is voor fysieke, emotionele, mentale en zelfs spirituele frisheid. Teams die erin slagen deze vier domeinen te voeden, zijn weerbaarder en veerkrachtiger. Binnenkort komen we hier op terug - we zijn op iets leuk aan het broeden! Voor nu: wie zorgt voor vers fruit in plaats van die kleffe koekjes? En wie heeft het lef om als eerste hare majesteit de koffiekan aan de kant te schuiven?
7. Start en eindig met een cirkel
Wat had je gedacht? Zorg voor een goeie opener, één die ertoe doet en het team naar een hoger niveau tilt. Inspiratie nodig? Klik hier. Maar maak ook van afsluiten een belangrijk ritueel. “Met welk gevoel verlaat je deze vergadering?” “Wat heeft je vandaag geraakt?” “Wat is een actie die jij nu zal ondernemen?” “Waar ben je dankbaar voor?” Dergelijke vragen zorgen voor een gevoel van afronding, transparantie over waar iedereen staat en vertrouwen dat het gesprek niet in de wandelgangen verder gezet wordt.
Het is onze hernieuwde ambitie om van elke vergadering een soulvolle ontmoeting te maken. Gestructureerd, maar met veel warmte en liefde. Eéntje vanwaar we lichter vertrekken dan we zijn binnengekomen. Ahow!